Автоматизация мультимодальных перевозок: мифы и реальность
seanews.ru – информационно-аналитический интернет портал, посвященный рынку морских грузовых перевозок
Работая много лет в области автоматизации деятельности транспортно-экспедиторских компаний и таможенных представителей, а также вокруг автоматизации отделов логистики и таможенного оформления в крупных компаниях , можем сказать, что сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например:
-
что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно и допустимо для этих целей использовать простые таблицы Excel
-
бытует мнение, что автоматизация необходима только крупным холдингам, а малому и среднему бизнесу можно и обойтись без нее
-
затраты на автоматизацию колоссальны, а экономический эффект не всегда очевиден.
Современный бизнес об автоматизации думает иногда как о вынужденности, иногда как о неоправданной трате, иногда как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением.
В этой статье постараюсь ответить на вопросы, связанные с автоматизацией учета мультимодальных и других видов перевозок и таможенного оформления в компаниях, с которыми приходилось иметь дело на практике.
Цели автоматизации, на которые большинство владельцев бизнеса обращают внимание, и которые, безусловно стоят того, что бы потратить на них и время и деньги:
1. План-фактный анализ заказов
Он позволит точнее планировать расходы на каждый заказ. Появится возможность управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получить конкурентное преимущество. Данный подход позволит оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его заказчику.
2. Увеличение скорости бизнес-процессов
Это прямо влияет на количество продаж, т.к. бизнес-процесс продажи товаров или услуг, где присутствует составляющая по перевозкам или таможенному оформлению, сложен. При наличии системы автоматизации вырастет скорость расчетов, а значит, это тоже будет являться конкурентным преимуществом.
3. Точность процессов — например, обслуживания клиентов
Как посчитать недовольство клиента, которому нечетко обозначили стоимость перевозки или таможенного оформления или забыли сообщить о необходимости получения разрешительного документа? Если декомпозировать процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением — вырастет лояльность клиентов и качество обслуживания. Налаживание своевременного информирования заказчика о состоянии взаиморасчетов или перемещениях грузов – немаловажная часть организации бизнес-процесса.
4. Заполнение и согласование договоров.
Всем знаком «стандартный» процесс – взять шаблон, заполнить вручную реквизиты, вручную заполнить дополнительное соглашение, потом отправить по электронной почте на согласование и при необходимости исправить ошибки. Представим другой процесс – заполнение договора происходит автоматически, дополнительное соглашение формируется прямо из программы, а также договор проходит весь «маршрут» согласования прямо в системе. Автоматизация данного бизнес-процесса поможет сэкономить много времени и избежать ошибок.
5. Выставление счетов покупателям
Часто выставление счетов происходит через согласование с бухгалтером по электронной почте. Этот процесс занимает много времени. Если заполнение счета проводится менеджером, это может привести к некорректному выбору организации, договора, ставки НДС. Давайте представим, что в системе учета при выставлении счета сразу контролируется корректность выбора договора, корректность заполнения основания платежа и автоматически производится контроль ставки НДС. Это может сэкономить много времени и минимизировать ошибки.
6. Работа с заявками на платежи
Оплата авансов подрядчикам или оплата по счетам часто происходит через согласование по электронной почте. Такой подход при согласовании оплаты не дает возможности проверить текущее состояние взаиморасчетов c подрядчиком, не дает возможности проконтролировать разнесение затрат по заказам. Также работа через электронную почту не дает возможности осуществить анализ затрат за какой-то период времени. Наличие системы автоматизации позволит избежать этих аспектов.
7. Автоматизированное заполнение печатных форм
Часто при отсутствии системы автоматизации заявки на вывоз контейнера из зоны таможенного оформления, заявка или поручение экспедитору делаются «вручную» в Excel. Представим, что теперь все эти функции можно сделать из автоматизированной системы. Получится очень значительная экономия времени на заполнении необходимых документов и появится возможность избежать ошибок.
8. Увеличение скорости обмена данными между различными системами и минимизация ошибок при обмене
Не нужно стремиться реализовать систему по принципу «Все в одном». Все равно для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности будет использоваться специализированное программное обеспечение. Не нужно пытаться реализовать в операционной системе полноценный функционал заполнения декларации на товары. Необходимо наладить обмен данными между различными системами таким образом, чтобы избежать ввода одних и тех же документов в различные системы. Это приведет к значительной экономии времени и минимизации ошибок.
9. Автоматическое формирование отчетности
В случае реализации алгоритмов создания отчетов можно сэкономить значительное время на подготовке данных для отчетов и их составления. А также избежать ошибок при формировании отчетов. Сформированные отчеты позволят принимать взвешенные и аргументированные управленческие решения.
10. Освобождение времени руководителя
Время руководителя всегда стоит дорого. Без автоматизации много времени тратится на звонки, вопросы, уточнения, пояснения. Если сократить трудозатраты, появится больше времени на стратегические и важные задачи .
Цели автоматизации , которые владельцы бизнеса зачастую ставят, но которые не стоят потраченного времени и усилий:
- желание и дальше поддерживать уже имеющиеся закрытые системы (нет исходного кода, соответственно нет возможности переедать систему на сопровождение альтернативному поставщику) или решения на устаревших платформах (Delphi 7, Access и пр. – т.е. платформы по которым на рынке не найти специалистов, в силу их морального устаревания и возраста)
- желание реализовать в одной(единой) базе данных все задачи: от CRM, заявки на расчет до заполнения декларации на товары до сдачи бухгалтерской отчетности – очень вредное и распространенное заблуждение, т.к. очень сложно или очень дорого найти поставщика, который одинаково хорошо решал бы все задачи или у которого было бы типовое решение под все эти задачи, кроме того, когда все сосредоточено в одной системе это существенно повышает риски вынужденных и незапланированных простоев бизнеса т.к любая проблема в системе будет носить глобальный (затрагивать все процессы)а не локальный характер . Вместо этого - оптимальным является подход так называемой «продуктовой модели», где под каждую крупную задачу выбирается наиболее подходящее решение и наиболее компетентный вендор, который это решение адаптирует под клиента, а затем, после внедрения каждого элемента такой модели, следует интеграция всех решений между собой, что на выходе дает полное ощущение что вы работаете в единой системе, но не несет в себе ее рисков.
- желание автоматизировать крайне редко происходящие процессы
- желание автоматизировать то, что заведомо не будет выполняться/использоваться: например, заставить клиентов на сайте заполнить заявку, состоящую из 20ти страниц ради автоматизированной тарификации, на заполнение и реализацию расчетов которой уйдет много времени, но которая не будет востребована пользователями ( в итоге - время и деньги будут потрачены впустую).
- желание наделить программное решение функциями искусственного интеллекта, например, полностью роботизировать общение с клиентами, или реализовать функции прогнозирования(оценить вероятность востребованности товара или услуги, сезонность продаж или устранить другие внешние факторы ) . Все, что связано с искусственным интеллектом имеет свои особенности, ключевые из них – это потребность в очень, очень большом кол-ве формализованных примеров для обучения нейронной сети (как минимум это данные за несколько лет), крайняя дороговизна специалистов по ИИ. Нейронная сеть очень хорошо обучается и работает на старых данных, но при появлении новых факторов /данных ее поведение становится непредсказуемо (точнее, ее поведение тяготит к уже известным ей случаям), по этим причинам ИИ используются в статических (с точки зрения внешних условий) задачах (распознавание образов, речи и т.п.) и не может эффективно использоваться в бизнес-задачах ( т.к. расчеты, принятие решений в условиях отклонений/изменений, т.е. в тех задачах где важна правильная реакция на изменения привычного течения процессов или на изменение внешних условий)
Положительные эффекты от автоматизации, которые часто наблюдаются на практике, при правильной постановке целей:
- автоматизация документооборота: от коммерческого предложения до акта сверки. Это дает возможность автоматически создавать, хранить и искать документы по принципу «одного окна», а также настроить доступность документов для разных пользователей;
- разгрузка руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для стратегического развития компании;
-
оперативность получения любых отчеты о реальном положении дел в компании, не тратя на это время и ресурсы сотрудников;
-
оптимизация расходов на персонал, более эффективное использование рабочего времени и компетенции сотрудников, возможно даже сокращение штата;
-
минимизация негативного влияния на бизнес «человеческого фактора»;
- безопасное хранение и распределение информации - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
-
улучшение и ускорение бизнес-процессов в компании;
-
эффективное поддержание оперативной деятельности – организованный учёт и контроль.
-
увеличение прозрачности бизнеса в целом для акционеров и топ менеджеров компании.
Автоматизация помогает сотрудникам работать с клиентами и друг с другом в единой информационной системе; клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание; руководителю — видеть реальные результаты работы сотрудников. Такая прозрачность не только улучшает позиционирование компании на рынке, но и ведёт к росту выручки, благодаря исключению конфликтов и лояльности клиентов, а также стандартизации процессов (стандартный, фиксированный бизнес-процесс — признак надёжной компании).
Кроме того, автоматизация позволяет накапливать данные, для последующего анализа и принятия стратегических решений, что открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и прочее.
В противовес, при отсутствии автоматизации, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.
Теперь о выборе системы автоматизации. При выборе системы можно пойти двумя путями:
-
Использовать типовой («коробочный») продукт или «облачный» сервис
-
Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле.
Но, нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки (доработки) сильно ограничены или вообще исключены (как правило, это не ограничения самого продукта а компании-разработчика, бизнесс-модель которого, к примеру, предусматривает установку и с сопровождение общей для всех ее клиентов версии продукта с разницей только в настройках, это серьезно сокращает затраты компании-разработчика т.к. сопровождают они только одну версию, но так-же серьезно ограничивает их клиентов в плане индивидуальных доработок).
Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.
Оптимальный для многих компаний вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки и доработки , быстро запустить его, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.
Разработать систему самостоятельно и самостоятельно же внедрить - это долгий, сложный процесс и дорогой путь с подбором стека технологий и наймом разработчиков в штат(уверяю, можно не один раз поменять команду т.к. банально невозможно никак оценить их компетенции кроме как по тексту в резюме), затянутыми сроками (внутренний заказчик зачастую грешит постоянными изменениями в первоначальной постановке задач), неизбежными сложностями внедрения (столкнувшись с этим в первый раз, точно придете в выводу что серьёзнейшим образом недооценили, временную и организационную нагрузку которая ложится на организацию, и никак не предполагали, что может быть такое неявное и скрытое сопротивление со стоны рядовых сотрудников)и т.д. Сложно придумать сферу, которой бы подошёл этот вариант.
Итак, цели автоматизации обозначены, предполагаемые результаты описаны, способ выбора системы указан. Что же дальше? Ведь все равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса, если нет опыта по автоматизации у руководителя и ключевых менеджеров и т.д.
Можем порекомендовать присмотреться к нашему готовому решению TMS Lite, которое уже в «коробке» может обеспечить решение всех обозначенных выше задач, а также может быть адаптировано под потребности заказчика. Особенностью решения является то, что с одной стороны оно довольно лаконично по функционалу и это «вылизанный» функционал, т.е. можно начинать работу в типовой версии системы практически сразу, с другой стороны, решение построено на 1С Предприятии и может быть в последствии сильно кастомизировано(адаптировано/доработано) под Ваши требования, что исключает ловушку «закрытых систем». Наличие в нашем штате бизнес-аналитиков позволяет начать автоматизацию даже тогда, когда нет четких бизнес-процессов и не непонятно, с чего начать. Причем, наши специалисты это не просто хорошие ИТ специалисты, это специалисты которые прекрасно понимают Ваш бизнес и говорят с Вами на одном языке, они помогут Вам:
- выяснить, как автоматизация может повысить эффективность бизнеса
-
выявить задачи для автоматизации и описать бизнес-процессы
-
предложить варианты решения обозначенных задач
-
с одной стороны позволяют автоматизировать деятельность мультимодальных экспедиторов и таможенных представителей что называется «из коробки» т.е. установив типовую версию программного продукта и начать работу в ней
-
с другой построенных на распространенной платформе (1С Предприятие) и имеющих открытый исходный код, что позволяет в последствии кастомизировать решение как с участием, так и без участия разработчика (как это с моей стороны крамольно не звучит но – независимость от разработчика очень важное условие безопасности и развития Вашего бизнеса)
Какова же стоимость автоматизации при описанном Выше случае? По опыту, стоимость автоматизации в малом и среднем бизнесе обходится примерно около 0,5% от годового оборота компании и до 10% от годовой прибыли. Прямо скажем, невеликие инвестиции при окупаемости менее года.
Информацию о программном продукте TMS Lite можно получить по ссылке.